Chiudere il secondo cliente è una buona notizia. Gestirlo è dove salta fuori il conto che nessuno aveva fatto all’inizio, perché se ogni cliente vive in un’installazione isolata il lavoro del secondo è identico a quello del primo. Bisogna creare lo stesso contenuto due volte e pianificare lo stesso calendario due volte. Al decimo cliente quel modello non regge più, e al quarantesimo non regge nemmeno assumendo più persone.
SMARTFENSE, piattaforma di gestione del rischio umano, taglia questa moltiplicazione con due capacità che conviene non confondere, perché risolvono problemi diversi e si acquistano separatamente:
- Il multitenant separa per organizzazione. Un’istanza che ne amministra altre, ognuna con la propria autonomia e i dati isolati dal resto.
- Il multicatalogo separa per argomento. Più programmi di Cybersecurity awareness che convivono dentro una stessa organizzazione, ciascuno governato dal proprio team.
Si possono usare separatamente o combinate. Qui sotto c’è come funziona ciascun asse, compreso quello che non fa, e in chiusura una tabella per decidere quale ti serve.
Multitenant, più organizzazioni da un Portale di Gestione
Che cos’è il Portale di Gestione?
Il Portale di Gestione è un’istanza dedicata ad amministrare altre organizzazioni. Si colloca al di sopra di esse in una struttura ad albero a livelli illimitati, e da lì crea contenuti e pianifica campagne che scendono verso le organizzazioni che ha sotto, quelle che chiamiamo organizzazioni gestite.
La struttura ammette più di un livello reale. Un partner può avere i suoi clienti sotto, e uno di quei clienti, se è un gruppo aziendale o una multinazionale con filiali, può avere a sua volta il proprio portale con le filiali sotto. Ogni livello vede il proprio perimetro e ciò che ne dipende, non ciò che gli sta accanto. È l’applicazione pratica del resource pooling che la definizione di cloud computing del NIST descrive come modello multi-tenant. Sono risorse condivise che servono più consumatori restando isolate tra loro.
La dashboard del portale mostra i totalizzatori aggregati di tutto ciò che ha sotto: le campagne già eseguite, quelle pianificate in futuro, i contenuti personalizzati creati e il numero di utenti amministratori. Entrando in una singola organizzazione quei numeri diventano i suoi, e se ha il proprio portale torna a mostrare la somma delle sue filiali. La visione aggregata esiste soltanto verso l’alto.
C’è un dettaglio utile da sapere subito. Alla prima vendita il partner riceve due accessi, quello dell’organizzazione del cliente e quello del Portale di Gestione, pur avendo ancora un solo cliente. Il portale si crea dal primo giorno perché il suo valore emerge quando c’è volume, e allestirlo dopo obbligherebbe a rifare quanto già fatto.
Quando conviene separare in organizzazioni e quando bastano i gruppi?
Non ogni gruppo di imprese ha bisogno di organizzazioni separate. Un tenant unico con le persone segmentate in gruppi basta per diversi casi, e separare si giustifica quando compare almeno uno di questi cinque criteri:
- Logo proprio per azienda. Se ogni azienda del gruppo ha la sua identità visiva, la vista dell’utente finale si personalizza con il logo della sua, e questo richiede istanze separate.
- Dominio e server di posta propri. Quando ogni azienda vuole che le notifiche partano dalla propria infrastruttura, la configurazione vive in ciascuna istanza.
- Fusi orari diversi. Un gruppo presente in più Paesi che vuole far arrivare la campagna alle 9 del mattino ora locale in ciascuno ha bisogno che ogni istanza abbia il proprio fuso orario configurato.
- Infrastrutture diverse. Domini e ambienti separati implicano implementazioni di whitelist separate, e lo stesso vale quando ogni azienda ha il suo Entra ID o un’altra directory di identità indipendente. Quel tipo di separazione a livello di infrastruttura di base spinge verso istanze dedicate.
- Responsabili diversi dell’amministrazione della piattaforma. Quando in un’azienda il programma è gestito da un team e in un’altra da un team diverso, con i propri ruoli e permessi, ogni istanza mantiene il proprio schema di amministrazione senza mescolare accessi e responsabilità.
Se nessuno si applica, un tenant unico con una buona segmentazione per gruppi è più semplice da gestire. Separare per ordine concettuale, senza nessuno di questi motivi dietro, aggiunge amministrazione senza restituire nulla.
Come si eredita il contenuto?
Un contenuto personalizzato creato nel portale scende automaticamente a tutte le organizzazioni che ha sotto, e compare nella galleria di ciascuna come contenuto predefinito. Una newsletter, un modulo interattivo, una simulazione di phishing o di ransomware costruita una volta resta disponibile in quaranta organizzazioni senza ricrearla. L’ereditarietà attraversa i livelli, quindi arriva anche alle filiali che dipendono da un’organizzazione intermedia.
Da lì si aprono tre mosse, a seconda di cosa serve:
- Portata parziale. Se vuoi un contenuto per un sottoinsieme e non per tutti, lo crei dal portale di quell’organizzazione intermedia invece che dal portale del partner, e scende solo alle sue filiali.
- Versione propria. Se vuoi che un’organizzazione abbia la propria variante di qualcosa di ereditato, dentro quell’organizzazione prendi il contenuto predefinito come modello e crei una versione personalizzata tua.
- Ritiro globale. Disattivando un contenuto nel portale, scompare da tutte le organizzazioni che lo avevano ricevuto.
È ciò che sostiene il servizio a valore aggiunto di un partner: il contenuto che produci una volta rende su tutto il tuo portafoglio e le eccezioni si risolvono caso per caso. Avere un catalogo proprio funziona anche come elemento di differenziazione rispetto a un altro partner che offre solo i contenuti di fabbrica di SMARTFENSE, perché la tematica e la voce che aggiungi sopra restano parte della tua proposta. Stesso principio di configurare una volta ed ereditare che si applica al brand quando il programma viene erogato sotto il dominio proprio di ciascun cliente.
Come si pianifica una campagna per più organizzazioni in una volta?
Dal calendario del portale si pianifica una campagna una sola volta e si scelgono, sulla struttura ad albero, le organizzazioni di destinazione. Dentro ciascuna si affina il destinatario per gruppo, per area funzionale o per livello gerarchico. Al salvataggio la campagna compare nel calendario di ogni organizzazione di destinazione con la sua data, senza che nessuno la carichi lì.
Questo trasforma la costruzione del programma annuale in un’operazione a passaggio unico. Invece di ripetere il calendario in ogni cliente, definisci il programma nel portale e resta riflesso su tutto il portafoglio. Quando il gruppo attraversa più Paesi, il fuso orario di ciascuna istanza fa il resto e la campagna esce alla stessa ora locale in ognuno.
Che cosa non fa il Portale di Gestione?
Qui c’è la lettera piccola, e dirla presto risparmia sorprese in fase di implementazione.
- L’istanza padre non permette di avere né di amministrare utenti. Nella sua sezione di utenti e gruppi non compaiono l’importazione né la sincronizzazione, perché non è pensato per inserire persone lì né per inviare loro campagne. Funziona come uno strato di amministrazione e di creazione di contenuti, al di sopra delle organizzazioni che operano. Gli utenti vivono nelle organizzazioni gestite, ed è lì che si risolvono l’anagrafica e l’accesso, con la sincronizzazione della directory e il SSO di ciascuna organizzazione gestiti separatamente. E dal portale non si possono amministrare nemmeno gli utenti delle istanze figlie.
- L’ereditarietà non è totale. Ciò che scende dal portale alle organizzazioni è il contenuto personalizzato e la pianificazione delle campagne. Le configurazioni di ciascuna istanza non si replicano, e si risolvono in ognuna.
- Non è self-service. La creazione delle organizzazioni e del portale la esegue il team di SMARTFENSE, e ogni organizzazione riceve i dati di accesso del suo utente amministratore. Per un portafoglio che cresce gradualmente questo raramente dà fastidio, ma se il piano è attivare clienti a lotti conviene tenerne conto nel processo commerciale e non in quello tecnico.
Multicatalogo, più programmi tematici in una stessa organizzazione
Che cos’è il multicatalogo e che cosa non è
Qui c’è una confusione frequente che conviene chiarire. Un catalogo raggruppa contenuti correlati per lavorarci in modo organizzato, e i cataloghi di contenuto sono già disponibili nella piattaforma, come il modo in cui SMARTFENSE organizza il proprio materiale per argomento.
Il multicatalogo è un’altra cosa. È la capacità di operare più cataloghi in parallelo dentro una stessa organizzazione, ciascuno gestito in modo indipendente attraverso un sistema di ruoli e permessi. I cataloghi sono il che cosa, contenuto raggruppato per argomento, e il multicatalogo è il come si governa, più programmi che convivono in un’organizzazione con un responsabile ciascuno.
La piattaforma fornisce già tre cataloghi predefiniti e si possono gestire di serie. Il componente di multicatalogo è ciò che permette di abilitare e gestire cataloghi aggiuntivi oltre a quei tre, ognuno operato separatamente.
Per chi è?
Per organizzazioni dove più di un team fa Cybersecurity awareness su argomenti diversi. Il caso tipico distribuisce tre fronti: la sicurezza delle informazioni nell’area sicurezza, la salute e sicurezza sul lavoro nelle Risorse Umane o nella prevenzione, e la conformità normativa o l’etica in un terzo team. Con il multicatalogo ciascuno lavora il proprio catalogo senza pestare quello degli altri.
Come funziona con i ruoli?
A ogni ruolo si assegnano uno o più cataloghi puntuali. I ruoli che ammettono questa assegnazione sono amministratore di contenuti, amministratore di campagne, amministratore del piano di Cybersecurity awareness e auditor.
Sul proprio catalogo, ciascun responsabile gestisce il calendario di campagne, genera report, controlla le statistiche e personalizza i contenuti. Un utente con ruolo di amministratore del piano e permessi sulla cybersecurity industriale opera tutto quel catalogo senza interferire con chi gestisce gli altri. È ciò che permette a un team multidisciplinare di condividere un’organizzazione e lavorare in modo ordinato.
Quali cataloghi ci sono?
Il contenuto si organizza in due famiglie:
- Cataloghi predefiniti, mantenuti e aggiornati da SMARTFENSE: Sicurezza delle Informazioni per utenti finali, Sicurezza delle Informazioni per utenti avanzati e Cybersecurity industriale.
- Cataloghi aggiuntivi, per gli argomenti che ogni organizzazione necessita, come Salute e Sicurezza, Etica professionale o Ambiente. L’organizzazione definisce quali cataloghi aggiuntivi vuole abilitare e su di essi carica il proprio contenuto personalizzato.
Tutto il contenuto predefinito si può modificare al 100% senza alcun tipo di restrizione, e si possono anche creare contenuti da zero con gli editor integrati nella piattaforma.
Quale mi serve?
Multitenant e multicatalogo sono indipendenti e si acquistano separatamente. Un’organizzazione può usare il multicatalogo senza essere multitenant, e un portale multitenant può usare o non usare il multicatalogo in ciascuna organizzazione che ha sotto.
| Multitenant (Portale di Gestione) | Multicatalogo | |
|---|---|---|
| Separa per | Organizzazione | Argomento |
| Problema che risolve | Amministrare molte organizzazioni senza moltiplicare il lavoro | Far sì che più team facciano awareness su argomenti diversi in una stessa organizzazione |
| Unità di lavoro | L’organizzazione, in un albero a livelli illimitati | Il catalogo, governato da ruoli e permessi |
| Dati | Ogni organizzazione isolata; visione aggregata solo verso l’alto | Ogni catalogo gestito dal suo responsabile, senza interferenze |
| Tipico di | Partner, MSSP e gruppi con filiali | Organizzazioni con team multidisciplinari |
Quando il gruppo lavora anche in più lingue, i due assi si combinano, e lì conviene leggere come si sostiene un programma con HQ in un Paese e filiali all’estero.
Domande frequenti
Le organizzazioni gestite vedono i dati delle altre?
No. Il portale naviga tra loro e mantiene i dati di ciascuna separati, quindi ogni organizzazione vede solo le proprie informazioni. La visione aggregata esiste soltanto verso l’alto, nel portale, che mostra i totalizzatori sommati di ciò che ha sotto.
Quanti livelli di organizzazioni si possono creare?
La struttura ad albero ammette livelli illimitati, così la gerarchia segue la forma reale del portafoglio, compreso un cliente che sia un gruppo aziendale e abbia il proprio portale con filiali.
Se la piattaforma lavora già con più cataloghi, a che serve il componente?
Di serie la piattaforma gestisce già i tre cataloghi predefiniti. Il componente di multicatalogo è ciò che permette di abilitare cataloghi aggiuntivi per gli argomenti che l’organizzazione necessita, e di operarli separatamente attraverso ruoli e permessi.
Posso inviare campagne alle persone dal Portale di Gestione?
Non alle persone del portale stesso, perché non amministra un’anagrafica propria. Puoi però pianificare dal suo calendario campagne dirette alle organizzazioni che ha sotto, scegliendo dentro ciascuna i gruppi, le aree funzionali o i livelli gerarchici che le riceveranno.
Un utente amministrativo può avere più di un catalogo?
Sì. A ogni ruolo abilitato si possono assegnare uno o più cataloghi, in base a quanta portata serve a quella persona. Questo copre sia il responsabile dedicato a un solo argomento sia chi ne coordina due o tre.
Se stai valutando come sostenere un programma di Cybersecurity awareness su un portafoglio di clienti, un gruppo di imprese o più team interni, il Portale di Gestione e la gestione di più cataloghi coprono un asse ciascuno.
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