A primeira vez que abres a configuração do agente de cumprimento não encontras um formulário longo. Encontras poucas decisões. Quem tem de cumprir, quanto tempo por mês podes pedir às tuas pessoas e a partir de quando o plano de cumprimento começa a correr.
Nenhuma delas é uma decisão técnica. São decisões de critério, e delas depende que o plano avance a um ritmo que a tua organização tolere ou que se torne uma fonte de reclamações internas. Quando apresentámos o Compliance Center contámos o que o painel mostra e o que o agente faz com o que encontra. Aqui descemos um nível, o da configuração.
O que é um plano de cumprimento?
Um plano de cumprimento é a sequência de atribuições que o agente do Compliance Center da SMARTFENSE monta e executa dia após dia para levar o teu programa de consciencialização da cobertura que tem hoje até à que cada norma exige. Não é um documento que se aprova e se arquiva. É uma lista viva de ações que se recalcula sempre que muda a organização ou o estado de uma formação.
Define-se uma vez, e a partir daí o trabalho diário deixa de ser teu.
Como defines o universo de cada norma?
O universo responde à pergunta que quebra a maioria das percentagens. Quem devia cumprir. Um programa pode marcar 100% tendo formado uma fração da organização quando o denominador foi carregado à mão e ficou desatualizado.
Aqui o universo não se escreve, descreve-se. Em vez de carregar uma lista de nomes, apontas o grupo, a área ou o papel dentro do diretório que já usas para dar acesso aos sistemas. A diferença aparece em setembro, quando entram cinco pessoas novas. Se o universo é uma lista, alguém tem de se lembrar de as acrescentar. Se é uma regra sobre o diretório, já estão dentro.
Cada norma tem o seu próprio universo, e convém defini-los em separado desde o primeiro dia. Uma norma técnica como a ISO 27001 pode abranger as duzentas pessoas de sistemas e segurança. Uma política interna que todos têm de ler e aceitar abrange a empresa inteira. Um requisito local pode ficar nas quinhentas pessoas de uma filial. São três denominadores distintos, e fazer a média num número único é justamente o que torna o número inútil.
Quanto tempo por mês podes pedir à tua equipa?
O orçamento mensal é o campo mais discutido e o que mais define como se vive o programa por dentro. É o tempo de formação que estás disposto a pedir a cada pessoa por mês, e funciona como limite rígido. O agente não o excede, mesmo com lacunas em aberto.
Escolhê-lo é uma troca direta. Um orçamento alto fecha as lacunas mais cedo e põe o painel a verde mais depressa, com o custo de saturar pessoas que também têm o seu próprio trabalho. Um orçamento baixo tolera-se sem esforço e estica o plano durante meses. A lógica do microaprendizagem sustentada aplica-se igualmente aqui. As doses pequenas e frequentes retêm-se melhor do que uma jornada intensiva uma vez por ano, e não competem com a agenda de ninguém.
Se a tua organização nunca teve um programa contínuo, começa abaixo do que achas que aguenta e ajusta depois do primeiro mês. Subir o orçamento quando a equipa já se habituou ao ritmo não gera resistência. Baixá-lo depois de ter saturado todos, sim.
O que faz o agente cada dia com essa configuração?
Com essas decisões tomadas, o agente trabalha sob regras fixas.
Atribui uma coisa de cada vez. Não envia um pacote de seis formações no primeiro dia nem acumula pendentes no perfil de ninguém. Cada pessoa vê o que lhe toca agora, e o seguinte aparece quando fechou o anterior.
Respeita o orçamento que definiste. Se o mês já consumiu o tempo disponível de alguém, essa pessoa não recebe mais nada até ao mês seguinte, mesmo com lacunas em seu nome.
Prioriza a maior lacuna da organização, não a mais fácil de fechar. É a regra que mais muda o resultado final. Um plano montado à mão tende a avançar pelo que é cómodo, porque fechar vinte pendentes de uma formação curta dá uma sensação de produtividade. O agente ordena ao contrário e ataca primeiro onde o buraco é maior, que costuma ser também o mais incómodo de abrir.
O efeito é que o avanço do painel se torna aborrecido no melhor sentido. Sobe um pouco cada semana, sem meses planos nem picos na véspera da auditoria.
O que te resta supervisionar?
Bastante menos, e de outro tipo. O que desaparece é a parte mecânica, decidir cada semana quem precisa de quê e em que ordem.
Resta verificar que os universos continuam a descrever o que queres exigir quando a empresa se reorganiza. Resta ajustar o orçamento se o ritmo incomoda ou se vai demasiado lento para a data que tens em mente. E resta olhar para a evidência por pessoa quando alguém a pede, já registada junto ao componente onde publicas as tuas normas e políticas.
A divisão é a mesma que resumimos ao apresentar a ferramenta. Tu supervisionas; ele executa.
A data de início conta-se para trás
Parece a decisão mais trivial e é a que mais se subestima. A data de início marca o momento a partir do qual a cobertura começa a acumular-se, por isso a forma sensata de a escolher é contar para trás desde a tua próxima auditoria e deixar margem para que o orçamento mensal chegue para fechar o que falta.
Um plano que arranca tarde não te põe em incumprimento. Chega simplesmente ao dia da revisão com o painel a meio caminho, e essa distância já não se recupera apertando o ritmo no fim. É o mesmo problema de fundo de quando a cobertura caduca em silêncio e ninguém a renova até que alguém pergunte.
Estamos a afinar o Compliance Center em conjunto com as primeiras equipas que o estão a usar, por isso a configuração que descrevemos aqui vai continuar a mover-se com o que nos disserem. Se trabalhas com cumprimento e queres tomar estas decisões sobre o teu próprio universo, podes conhecer a plataforma ou escrever-nos para uma demonstração e juntar-te ao grupo de early adopters do Compliance Center.
Deixe um comentário