Porque é que o primeiro dia é o pior momento para ensinar segurança

O primeiro dia de uma pessoa numa organização está cheio de coisas para assinar. O contrato, a criação das contas, a política de utilização dos equipamentos, a de dados pessoais, a entrega do equipamento de trabalho. Algures nessa lista aparece o acolhimento de segurança, e costuma aparecer no mesmo dia que tudo o resto.

É o momento em que menos consegue reter, porque ainda não sabe como se chamam as pessoas com quem vai trabalhar nem como funciona nada do que a rodeia. E é também o único momento em que toda a organização se lembra de lho dar. O problema está aí, já que o dia em que é mais fácil agendar a formação é o dia em que ela rende menos.

Porque é que o primeiro dia é o pior momento para ensinar segurança?

Porque aquilo que ensinamos nesse dia precisa de um contexto que a pessoa ainda não tem. Um exemplo de email suspeito funciona quando quem o olha já sabe quais são os emails normais da sua função, quem lhe escreve habitualmente e como a chefia pede as coisas. No dia um não há nada disso, por isso o exemplo é processado como informação geral e arquivado com o resto.

A isso junta-se a saturação. Uma pessoa que assiste a uma apresentação atrás da outra não distingue qual era a importante, e a de segurança compete em igualdade de circunstâncias com a do plano de benefícios. O resultado habitual é uma assinatura de tomada de conhecimento e nenhuma memória do que dizia o conteúdo, algo que a percentagem de conclusão nunca mostra porque marca 100%.

O investimento, entretanto, continua a crescer. O relatório NIS Investments 2025 da ENISA mediu que alargar os programas de formação e consciencialização está entre as prioridades de 33% das organizações inquiridas na União Europeia. Cada pessoa que entra estreia esse programa no primeiro dia, e essa primeira impressão decide bastante de como vai olhar para ele o resto do ano.

O que deixar no primeiro dia

O mínimo de que a pessoa precisa para não se magoar na primeira semana, que é bastante menos do que costumamos incluir. Estas três coisas chegam, e têm em comum o facto de só se aprenderem cá dentro:

• Como se avisa quando alguma coisa não bate certo. O botão, o endereço ou a pessoa, com um exemplo do que acontece depois de avisar, porque um canal do qual não se sabe o que esperar é pouco usado.
• A quem perguntar. O nome concreto de alguém da sua área, já que nas primeiras semanas ninguém escreve para uma caixa genérica que não conhece.
• O que a organização nunca lhe vai pedir por email. O detalhe próprio de cada casa, que não está em nenhuma política genérica e é o que lhe permite reconhecer um pedido falso na primeira semana.

Tudo o resto pode esperar, e esperar melhora-o. A política completa, o catálogo de ameaças e a explicação de porque existe o programa rendem mais quando a pessoa já tem situações próprias a que os aplicar.

O que passar para a segunda e a terceira semana

O conteúdo que depende da função, que é a maior parte. À terceira semana a pessoa já viu a sua caixa real, já recebeu o primeiro pedido urgente de alguém que não conhece e já usou as ferramentas com que vai trabalhar. Esse material já aterra sobre alguma coisa.

E tem de ser distribuído, porque uma hora seguida na semana três reproduz o problema do dia um em menor escala. O gotejamento contínuo resolve a dosagem, e para o acolhimento vale a mesma regra num prazo mais curto: peças breves durante o primeiro mês, perto do momento em que a pessoa faz pela primeira vez aquilo de que lhe estão a falar.

Esse cruzamento entre conteúdo e momento é o que separa um acolhimento que se recorda de um que se completa, e é por isso que os nudges dependem tanto do momento como da mensagem.

Como se sustenta isto sem depender de alguém se lembrar?

Com o calendário montado antes da primeira admissão. Um acolhimento faseado depende de alguém o disparar na data certa, e essa pessoa tem também o resto do seu trabalho em cima, por isso a parte de agendar é a primeira que vale a pena automatizar.

Na SMARTFENSE isso resolve-se com grupos da plataforma que se mantêm atualizados com os critérios que se definam, entre eles a data de criação do utilizador. Um grupo de admissões recentes enche-se sozinho e dispara a sequência de acolhimento sem depender de quem a agenda à mão.

Vale esclarecer o que isso resolve e o que não. A plataforma agenda e entrega, e a decisão sobre o que vai no dia um e o que vai na semana três continua a ser editorial, de quem conhece as funções. A camada de conformidade, que é outra coisa, é coberta pelo plano que absorve as admissões e as validades.

Como se sabe se o acolhimento funcionou?

Não pela percentagem de conclusão da primeira semana, que dá perto de 100% porque a pessoa acabou de chegar e faz tudo o que lhe pedem. Os sinais úteis chegam mais tarde:

• Se à semana quatro faz uma pergunta. Uma pergunta de quem entrou há um mês é a melhor notícia que um acolhimento pode dar, porque significa que sabe a quem escrever.
• Se reporta alguma coisa antes do terceiro mês. Tanto faz que seja um falso alarme, já que o que se está a medir é se o canal ficou instalado.
• Se chega ao ritmo da sua equipa num prazo parecido com o dos outros. Quando esse prazo se estica, o que há que rever é o desenho do percurso de entrada.

Este último sinal lê-se por área, porque um acolhimento pode funcionar bem para uma equipa de escritório e ficar curto para uma de fábrica, em turnos rotativos ou para quem entra a trabalhar remotamente, onde a função e os tempos são outros. Aí ajuda rever o que a cultura de cada organização tolera antes de dar o calendário por bom.

Depois da assinatura

Voltemos à lista de coisas para assinar. Tudo o que está nessa lista foi pensado para ficar resolvido no primeiro dia, e faz sentido, porque são formalidades. O acolhimento de segurança entrou ali por comodidade administrativa, e arrasta um problema próprio, porque é a primeira conversa que a organização tem com essa pessoa sobre como se trabalha aqui. Uma conversa dessas fica mal servida por uma assinatura.

Distribuí-lo ao longo do primeiro mês custa o mesmo que dá-lo numa manhã, e a única coisa que muda é o momento. Com o momento muda também o que fica.

Se alguém entrou na tua organização no mês passado, sabe hoje a quem escrever se lhe chegar um email a pedir uma transferência urgente? Essa resposta diz mais do teu acolhimento do que qualquer percentagem de conclusão.

Perguntas frequentes

Que formação de segurança dar no primeiro dia?

Só o que a pessoa precisa para não se magoar na primeira semana, e o que esses conteúdos têm em comum é que só se aprendem dentro da organização: como se avisa quando alguma coisa não bate certo, a quem perguntar dentro da sua área e o que a organização nunca lhe vai pedir por email. O resto do conteúdo rende mais distribuído pelas semanas seguintes, quando já tem com que o relacionar.

Porque é que o acolhimento de segurança se esquece tão depressa?

Porque no primeiro dia a pessoa recebe uma coisa atrás da outra e nenhuma tem ainda um sítio onde encaixar. Um exemplo de email suspeito precisa que quem o olha saiba quais são os emails normais da sua função e como a chefia pede as coisas, e nada disso existe no dia um.

Quanto deve durar o acolhimento em consciencialização?

Cerca de um mês, distribuído por peças breves em vez de concentrado numa sessão inicial. A regra é a mesma da microaprendizagem num prazo mais curto, e o que se procura é que cada peça chegue perto do momento em que a pessoa faz pela primeira vez aquilo de que lhe falam.

Como se automatiza o acolhimento sem perder critério?

Com grupos que se atualizem sozinhos pela data de admissão e disparem a sequência sem trabalho manual, de modo que o calendário não dependa de uma tarefa que alguém tem de recordar. A decisão sobre que conteúdo vai em cada momento continua a ser editorial, porque depende das funções e essa parte não a resolve nenhuma ferramenta.

Como se mede se o acolhimento funcionou?

Não pela percentagem de conclusão da primeira semana, que dá perto de 100%. Os sinais úteis são se à semana quatro a pessoa faz uma pergunta, se reporta alguma coisa antes do terceiro mês mesmo que seja um falso alarme, e se chega ao ritmo da sua equipa num prazo parecido com o dos outros.