A la hora de realizar nuestra planificación de campañas de concienciación es conveniente tener en cuenta una serie de buenas prácticas en pos de crear una experiencia de relevancia para el usuario final.

¿Qué es una campaña de concienciación?

Definimos campaña de concienciación como una acción puntual de educación o refuerzo utilizando Módulos Interactivos, Newsletters, Exámenes, Encuestas, Videos o Momentos Educativos, que tiene como fin lograr un cambio de hábitos en los usuarios finales de la organización.

Fecha de inicio

El usuario final debe realizar una gran cantidad de actividades en su jornada laboral, siendo las campañas de concienciación una voz más que compite por su atención. Además, cada campaña asignada a un usuario final significa al menos un correo electrónico en su bandeja de entrada y la responsabilidad de completar su lectura.

Es por eso que se recomienda distribuir en el tiempo las campañas deseadas. Esto implica seleccionar fechas de inicio diferentes para cada una y evitar que un usuario posea más de una campaña asignada a la vez.

Si se establecen varias campañas con la misma fecha de inicio y fin, el usuario final se encontrará con mucho trabajo por delante (lo cual puede ser desmotivador), y por ende, correremos el riesgo de que desestime estas actividades.

Duración

La duración ideal de cada campaña de concienciación asignada a un usuario final es de 1 a 3 semanas.

Una duración menor no deja margen a la persona para planificar el mejor momento de revisar el contenido asignado. Además, las campañas recolectan estadísticas únicamente mientras se encuentran vigentes, por lo que en una campaña con duración muy corta podemos perder información valiosa.

Una duración mayor a 3 semanas puede llevar a una situación opuesta, donde el usuario final se relaja demasiado y olvida leer los contenidos.

Notificaciones

Se recomienda notificar siempre a los usuarios sobre aquellas campañas a las que son asignados, tanto al inicio como a lo largo del período en que se mantienen activas, a través de recordatorios específicos.

Además, personalizar las notificaciones para adaptarlas a la imagen de la organización y estándar interno es una buena práctica para que el usuario vea al programa de concienciación como parte integral de las comunicaciones y acciones de la organización.

Campañas de prueba

El correo electrónico es el medio principal de comunicación entre el programa de concienciación y el usuario final. Por eso debemos asegurarnos que los mensajes sean recibidos siempre en su bandeja de entrada. Se recomienda seguir un proceso de implementación de listas blancas para que la plataforma utilizada conviva de manera amigable con las herramientas de seguridad de la organización.

Antes de lanzar una campaña real dentro de la organización, es recomendable agendar campañas de prueba. Esto nos permitirá garantizar que los usuarios reciban correctamente las notificaciones pertinentes y puedan realizar todo el ciclo de vida de cada campaña sin inconvenientes.

Período de concienciación

A la hora de pensar una estrategia de concienciación es recomendable planificar campañas por períodos entre seis meses a un año. Tal extensión permite organizar de manera clara en el tiempo los distintos tipos de campañas que deseamos asignar a los usuarios finales.

Cantidad de campañas en un año

Cada año los usuarios deben recibir una cantidad de campañas moderada, de manera que encuentren en las acciones de concienciación un valor agregado y no una molestia o pérdida de tiempo.

Para determinar el número ideal de campañas a enviar, se debe tener en cuenta que las campañas de Módulos Interactivos, Encuestas y Exámenes suelen implicar más tiempo al usuario final que aquellas de Videos o Newsletters.

Teniendo esto en mente, las recomendaciones generales son:

Primer año

• 1 Módulo Interactivo mensual.
• 2 contenidos de Newsletters o Videos mensuales.
• Un Examen o Encuesta bimestral.

Segundo año

• Hacer ajustes a la programación en base a las opiniones de los usuarios finales durante el primer período, y a los reportes y analítica provista por el partner integrador.
• Cambiar el orden y tópicos de las campañas de formación y concienciación.
• Enviar campañas específicas a usuarios que no cumplieron con los objetivos del período anterior.

Próximos años

• Segmentar a los usuarios por grupos, áreas funcionales y niveles jerárquicos.
• Realizar acciones granulares según los niveles de riesgo.
• Mantener el plan de concienciación de mejora continua dentro de la organización en general.

Cierre

Al utilizar una plataforma flexible de concienciación, tendremos a nuestra disposición muchas opciones de personalización para adaptar las campañas a nuestra organización. Dichas opciones, deben ser utilizadas sin perder de vista que debemos brindar al usuario final una experiencia agradable y positiva con el programa, lo que en definitiva nos permitirá alcanzar con éxito los objetivos del mismo.