{"id":44597,"date":"2026-08-21T16:08:06","date_gmt":"2026-08-21T14:08:06","guid":{"rendered":"https:\/\/smartfense.com\/?p=44597"},"modified":"2026-08-21T16:08:11","modified_gmt":"2026-08-21T14:08:11","slug":"datos-programa-concienciacion-retencion-residencia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/smartfense.com\/es-ar\/blog\/datos-programa-concienciacion-retencion-residencia\/","title":{"rendered":"Qu\u00e9 datos deja tu programa de concientizaci\u00f3n y cu\u00e1nto tiempo viven"},"content":{"rendered":"

Un proyecto de concientizaci\u00f3n se aprueba dos veces. La primera vez lo eval\u00faa el \u00e1rea de seguridad, que mira arquitectura, integraciones y controles. La segunda lo eval\u00faa quien responde por los datos personales de la organizaci\u00f3n, y esa persona pregunta otra cosa.<\/p>\n

Esa segunda conversaci\u00f3n llega siempre con las mismas cuatro preguntas. Qu\u00e9 datos nuestros terminan ah\u00ed, d\u00f3nde se guardan, cu\u00e1nto tiempo y qui\u00e9n los mira. Se responden con un plazo, un nombre de regi\u00f3n o un mecanismo. Cuando lo que llega es una declaraci\u00f3n de buenas intenciones, la respuesta todav\u00eda no existe.<\/p>\n

Lo que sigue es c\u00f3mo contestamos nosotros esas cuatro preguntas sobre los datos de un programa de concientizaci\u00f3n, con los plazos y las regiones publicados. El ejercicio sirve para evaluar cualquier plataforma.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 datos entran al programa y qu\u00e9 datos genera el programa?<\/h2>\n

Son dos conjuntos distintos y conviene no mezclarlos, porque tienen origen, due\u00f1o y riesgo diferentes.<\/p>\n

El primero entra desde la organizaci\u00f3n y son tres campos, nombre, apellido y direcci\u00f3n de correo. Es el m\u00ednimo para que exista una audiencia y para que un resultado se pueda atribuir a alguien. Cualquier otro atributo, como el \u00e1rea o el cargo, entra solo si la organizaci\u00f3n quiere segmentar con \u00e9l. Nada de eso lo crea la plataforma, viene del directorio corporativo por importaci\u00f3n o por sincronizaci\u00f3n, y su due\u00f1o sigue siendo el cliente.<\/p>\n

El segundo lo genera la medici\u00f3n y no exist\u00eda antes. Lo componen un mensaje entregado, una apertura, un clic, un reporte a trav\u00e9s del bot\u00f3n, una formaci\u00f3n completada con fecha y t\u00f3pico, y un puntaje de riesgo por persona, por grupo y por organizaci\u00f3n. Ese conjunto suele quedar fuera del an\u00e1lisis del comit\u00e9 de privacidad y es el m\u00e1s delicado, porque describe el comportamiento de una persona identificable frente a un est\u00edmulo. La construcci\u00f3n de un puntaje de riesgo humano fiable<\/a> empieza por decidir qu\u00e9 se\u00f1ales entran a ese conjunto y cu\u00e1les no.<\/p>\n

La distinci\u00f3n tiene una consecuencia pr\u00e1ctica. Sobre el primer conjunto discutes volumen y sincronizaci\u00f3n. Sobre el segundo discutes finalidad, plazo y visibilidad, que son las tres cosas que un delegado de protecci\u00f3n de datos va a querer por escrito.<\/p>\n

\u00bfGuarda la plataforma la contrase\u00f1a que alguien escribi\u00f3 en la simulaci\u00f3n?<\/h2>\n

No, y el mecanismo importa m\u00e1s que la afirmaci\u00f3n. Es la pregunta que m\u00e1s veces me hicieron en implementaciones, y la peor manera de responderla es pedir confianza.<\/p>\n

Las trampas de una simulaci\u00f3n de phishing se configuran para permitir o para impedir el ingreso de credenciales. Cuando no lo permiten, el colaborador que llega al sitio simulado encuentra el campo de contrase\u00f1a deshabilitado, y el de usuario admite un solo car\u00e1cter. No hay nada que escribir y por lo tanto no hay nada que viaje.<\/p>\n

Cuando lo permiten, el formulario puede tener una cantidad indeterminada de campos, pero solo dos entran en la decisi\u00f3n, user<\/code> y password<\/code>, identificados por el atributo name<\/code>. Al enviarse, se verifica que ambos traigan datos. Si los dos tienen contenido, la campa\u00f1a lo registra como datos ingresados sin importar qu\u00e9 se escribi\u00f3. Si uno est\u00e1 vac\u00edo, la p\u00e1gina se recarga. Los datos viajan por HTTPS y no se almacenan, ni se analizan, ni se manipulan en ning\u00fan momento.<\/p>\n

El resultado es una m\u00e9trica binaria. La plataforma sabe que una persona entreg\u00f3 una credencial, nunca cu\u00e1l. Eso alcanza para medir el comportamiento, que es lo \u00fanico que la simulaci\u00f3n fue a buscar, y elimina de ra\u00edz la pregunta inc\u00f3moda sobre qu\u00e9 pasar\u00eda si esa base se filtrara. Es la misma l\u00f3gica de lo que hay que tener configurado antes de creerle a la tasa de clic<\/a>, una m\u00e9trica sirve cuando sabes exactamente qu\u00e9 la produce.<\/p>\n

\u00bfD\u00f3nde viven esos datos y qu\u00e9 parte del camino sale de Europa?<\/h2>\n

La plataforma est\u00e1 localizada en Dubl\u00edn, Irlanda. La regi\u00f3n es EU (Ireland) eu-west-1<\/code>. Las bases de datos usan PostgreSQL con alta disponibilidad y cada cliente tiene su propio esquema, separado e independiente de los dem\u00e1s. Existe un esquema compartido que contiene los contenidos predefinidos, y la informaci\u00f3n confidencial de cada organizaci\u00f3n vive en el suyo, que es el mismo principio de aislamiento que sostiene la operaci\u00f3n multitenant<\/a>.<\/p>\n

En reposo, las bases est\u00e1n cifradas con AES-256 y las claves las administra Amazon a trav\u00e9s de su servicio de gesti\u00f3n de claves. En tr\u00e1nsito, todas las comunicaciones van por TLS 1.2 y 1.3. Los ambientes de desarrollo y testing son independientes del de producci\u00f3n, y la base de producci\u00f3n nunca se usa en otro entorno.<\/p>\n

Hasta ac\u00e1 la respuesta suena a \u201ctodo est\u00e1 en Irlanda\u201d, y conviene precisar hasta d\u00f3nde llega. El almacenamiento, el entorno de ejecuci\u00f3n y la herramienta de gesti\u00f3n de logs est\u00e1n ah\u00ed. El env\u00edo de correo se reparte entre dos proveedores, uno en esa misma regi\u00f3n europea y otro en Estados Unidos. La importaci\u00f3n y la autenticaci\u00f3n de usuarios y las notificaciones a los colaboradores se apoyan en servicios que operan en Estados Unidos. La autenticaci\u00f3n mediante Auth0 se mantiene en Europa.<\/p>\n

Nada de eso es un hallazgo, est\u00e1 publicado en la pol\u00edtica de subprocesadores de datos<\/a>, que adem\u00e1s detalla qu\u00e9 dato concreto toca cada proveedor y da al cliente treinta d\u00edas para objetar un subprocesador nuevo. Las transferencias fuera del Espacio Econ\u00f3mico Europeo se cubren con cl\u00e1usulas contractuales tipo o con reglas corporativas vinculantes, seg\u00fan el acuerdo de procesamiento.<\/p>\n

La pregunta \u00fatil no se contesta con un s\u00ed o un no. Hay que precisar qu\u00e9 dato sale, hacia d\u00f3nde, para qu\u00e9 funci\u00f3n y con qu\u00e9 instrumento legal. Un proveedor que contesta la primera versi\u00f3n con un s\u00ed rotundo probablemente no ley\u00f3 su propia arquitectura, y eso tambi\u00e9n es informaci\u00f3n para quien est\u00e1 armando su cuestionario de seguridad a proveedores<\/a>.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 plazo de retenci\u00f3n de datos tiene cada cosa?<\/h2>\n

No hay un plazo \u00fanico, hay varios relojes que corren en paralelo, y ninguno dice \u201cpara siempre\u201d.<\/p>\n

    \n
  1. Backups.<\/strong> Diarios, cifrados y separados por cada cliente, almacenados de forma redundante en instancias de Amazon S3 y de Google Cloud Storage EU eu-west-1<\/code>. Se retienen 90 d\u00edas<\/strong> y se prueban con restauraciones controladas peri\u00f3dicas.<\/li>\n
  2. Logs del sistema.<\/strong> Se guardan en un registro centralizado durante un a\u00f1o<\/strong>, para an\u00e1lisis posteriores si hacen falta.<\/li>\n
  3. Datos del servicio al terminar la suscripci\u00f3n.<\/strong> El cliente tiene 30 d\u00edas<\/strong> para exportar la informaci\u00f3n o pedir su eliminaci\u00f3n. Pasado ese plazo se eliminan todos los datos del servicio.<\/li>\n
  4. Registros de auditor\u00eda.<\/strong> No tienen un plazo propio publicado. Forman parte de los datos del servicio, as\u00ed que su salida est\u00e1 gobernada por el mismo plazo de treinta d\u00edas del punto anterior.<\/li>\n<\/ol>\n

    Hay un c\u00e1lculo que casi nadie hace. Los plazos del proveedor son el techo de lo que tu organizaci\u00f3n puede prometerle a su propio comit\u00e9. Si tu pol\u00edtica interna dice que el resultado de una campa\u00f1a se conserva doce meses, y el backup del proveedor lo retiene noventa d\u00edas m\u00e1s a partir de la \u00faltima copia, el plazo real de conservaci\u00f3n es la suma de los dos. Ese es el n\u00famero que corresponde llevar a la pol\u00edtica interna.<\/p>\n

    \u00bfQui\u00e9n mira el resultado de un colaborador y qu\u00e9 queda registrado de esa mirada?<\/h2>\n

    Primero el reparto de roles, porque define qui\u00e9n decide. SMARTFENSE es responsable del tratamiento de los datos personales de sus propios clientes, partners y empleados. Respecto de los datos que son responsabilidad del cliente, asume el rol de encargado, y trata siempre por cuenta y orden de ese cliente. En la pr\u00e1ctica, la decisi\u00f3n de qui\u00e9n ve el resultado de una persona dentro de una organizaci\u00f3n queda en manos de esa organizaci\u00f3n.<\/p>\n

    Lo que s\u00ed aporta la plataforma es la bit\u00e1cora. Todas las actividades de usuarios finales, de usuarios administrativos y del sistema quedan registradas. Ah\u00ed aparece qu\u00e9 usuario complet\u00f3 qu\u00e9 contenido, en qu\u00e9 fecha y sobre qu\u00e9 t\u00f3pico, la creaci\u00f3n o la eliminaci\u00f3n de una campa\u00f1a, que no es posible borrar ni ocultar, y tambi\u00e9n cu\u00e1ndo se envi\u00f3 un correo, cu\u00e1ndo corri\u00f3 una importaci\u00f3n autom\u00e1tica de usuarios y cu\u00e1ndo se export\u00f3 informaci\u00f3n. Los registros son detallados e inalterables, protegidos por un sistema anti-tampering<\/a>, y no se pueden modificar de ninguna manera.<\/p>\n

    Ese dise\u00f1o suele defenderse como requisito de auditor\u00eda. Su efecto m\u00e1s importante apunta en la otra direcci\u00f3n. La bit\u00e1cora protege a la gente medida, porque la exportaci\u00f3n del resultado de una persona tambi\u00e9n deja rastro, y el administrador que se lleva un informe queda registrado con la misma precisi\u00f3n que el colaborador que hizo clic. Un programa que puede demostrar qui\u00e9n mir\u00f3 qu\u00e9 est\u00e1 en mejores condiciones de sostener la evidencia que le van a pedir<\/a> que uno que solo puede demostrar resultados.<\/p>\n

    \"Un<\/p>\n

    \u00bfQu\u00e9 pasa cuando alguien pide que borren sus datos?<\/h2>\n

    El derecho de supresi\u00f3n del RGPD no es absoluto. El art\u00edculo 17<\/a> reconoce el derecho y en su apartado 3 enumera los casos en que no se aplica, entre ellos el cumplimiento de una obligaci\u00f3n legal que exija tratar esos datos.<\/p>\n

    Para quien elige plataforma eso se traduce en una capacidad concreta. Hay que poder atender el pedido de una persona sin romper la evidencia que una auditor\u00eda va a pedir despu\u00e9s, y eso necesita algo m\u00e1s fino que un bot\u00f3n que borra todo. Qu\u00e9 se conserva, y con qu\u00e9 base legal, lo decide la organizaci\u00f3n, que es la responsable del tratamiento. Lo que la plataforma tiene que aportar es la ejecuci\u00f3n.<\/p>\n

    \u00bfQu\u00e9 te llevas el d\u00eda que decides irte?<\/h2>\n

    La prueba final de cualquier acuerdo de datos es la salida, y se mide en plazos.<\/p>\n

    Al finalizar el servicio hay 30 d\u00edas<\/strong> para exportar la informaci\u00f3n o solicitar su eliminaci\u00f3n, y el formato de salida est\u00e1 resuelto por la API de la plataforma<\/a>, que expone las mismas \u00e1reas de datos que usa el programa mientras est\u00e1 vivo. Ante una violaci\u00f3n de datos confirmada, la notificaci\u00f3n llega dentro de las 48 horas<\/strong>. Todo eso est\u00e1 en el acuerdo de procesamiento de datos<\/a>, que es un documento p\u00fablico y se puede leer antes de firmar.<\/p>\n

    Conviene mirar qu\u00e9 es lo que se lleva. Un programa de tres a\u00f1os produce un hist\u00f3rico de campa\u00f1as, formaciones completadas y puntajes que es, al mismo tiempo, la evidencia de cumplimiento de esos tres a\u00f1os. Salir sin ese hist\u00f3rico significa empezar la pr\u00f3xima auditor\u00eda desde cero, con la carga de la prueba en contra. Esa conversaci\u00f3n conviene tenerla al firmar, mientras sigue siendo una cl\u00e1usula negociable.<\/p>\n

    Preguntas frecuentes<\/h2>\n

    \u00bfQu\u00e9 datos personales necesita una plataforma de concientizaci\u00f3n?<\/strong>
    \nTres campos, nombre, apellido y direcci\u00f3n de correo. Es el m\u00ednimo para que exista una audiencia y para que un resultado se pueda atribuir a alguien. Cualquier otro atributo, como el \u00e1rea o el cargo, entra solo si la organizaci\u00f3n quiere segmentar con \u00e9l. Esos datos vienen del directorio corporativo del cliente, la plataforma no los crea. Lo que s\u00ed crea son los datos de comportamiento, que no exist\u00edan antes de la medici\u00f3n.<\/p>\n

    \u00bfSe guardan las contrase\u00f1as que los colaboradores escriben en una simulaci\u00f3n de phishing?<\/strong>
    \nNo. En las trampas configuradas sin ingreso de credenciales, el campo de contrase\u00f1a est\u00e1 deshabilitado y el de usuario admite un solo car\u00e1cter. En las que permiten el ingreso, solo se verifica que los campos user<\/code> y password<\/code> traigan datos, y se registra el resultado como datos ingresados sin importar qu\u00e9 se escribi\u00f3. Esos datos no se almacenan, ni se analizan, ni se manipulan.<\/p>\n

    \u00bfD\u00f3nde se alojan los datos de un programa de concientizaci\u00f3n de SMARTFENSE?<\/strong>
    \nEl almacenamiento, el entorno de ejecuci\u00f3n y la gesti\u00f3n de logs est\u00e1n en la regi\u00f3n EU (Ireland) eu-west-1<\/code>, con un esquema de base de datos independiente por cliente, cifrado AES-256 en reposo y TLS 1.2 o 1.3 en tr\u00e1nsito. Otras piezas del servicio operan fuera del Espacio Econ\u00f3mico Europeo, y cada una est\u00e1 declarada con su proveedor y su pa\u00eds en la pol\u00edtica de subprocesadores.<\/p>\n

    \u00bfCu\u00e1nto tiempo se conservan los datos de las campa\u00f1as de concientizaci\u00f3n?<\/strong>
    \nHay plazos distintos por tipo de dato. Los backups son diarios y se retienen 90 d\u00edas. Los logs del sistema se guardan en un registro centralizado durante un a\u00f1o. Al terminar la suscripci\u00f3n, el cliente tiene 30 d\u00edas para exportar la informaci\u00f3n o pedir su eliminaci\u00f3n, y pasado ese plazo se eliminan todos los datos del servicio.<\/p>\n

    \u00bfSe puede borrar todo lo de una persona cuando lo pide?<\/strong>
    \nEl art\u00edculo 17 del RGPD reconoce el derecho de supresi\u00f3n y en su apartado 3 enumera las excepciones, entre ellas el cumplimiento de una obligaci\u00f3n legal que exija tratar esos datos. Qui\u00e9n decide qu\u00e9 entra en cada caso es la organizaci\u00f3n, en su rol de responsable del tratamiento.<\/p>\n

    Si est\u00e1s evaluando plataformas de concientizaci\u00f3n, pide las cuatro respuestas por escrito antes de la demo t\u00e9cnica. Regi\u00f3n de alojamiento, plazos de retenci\u00f3n por tipo de dato, reparto de roles y condiciones de salida. Las nuestras est\u00e1n publicadas y se pueden comparar contra las de cualquier otro.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Los datos de un programa de concientizaci\u00f3n, d\u00f3nde residen, cu\u00e1nto tiempo se conservan, qui\u00e9n los mira y qu\u00e9 queda cuando termina el contrato.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":44594,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[3,198],"tags":[253,1350,1194,229,1483],"class_list":["post-44597","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","tag-datos-personales-es-ar","tag-gdpr-es-ar","tag-plataforma-de-concienciacion-es-ar","tag-privacidad-es-ar","tag-proteccion-de-datos-es-ar"],"acf":[],"yoast_head":" \nQu\u00e9 datos deja tu programa de concientizaci\u00f3n<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Los datos de un programa de concientizaci\u00f3n, d\u00f3nde residen, cu\u00e1nto tiempo se conservan, qui\u00e9n los mira y qu\u00e9 queda cuando termina el contrato.\" 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