La estructura admite m\u00e1s de un nivel real. Un partner puede tener sus clientes debajo, y uno de esos clientes, si es un grupo empresarial o una multinacional con filiales, puede tener a su vez su propio portal con las filiales debajo. Cada nivel ve el suyo y lo que cuelga de \u00e9l, no lo que est\u00e1 al costado.<\/p>\n
El dashboard del portal muestra los totalizadores de todo lo que tiene debajo, sumarizados: las campa\u00f1as ya ejecutadas, las campa\u00f1as planificadas a futuro, los contenidos personalizados creados y la cantidad de usuarios administradores. Al entrar a una organizaci\u00f3n puntual esos mismos n\u00fameros pasan a ser los propios de esa organizaci\u00f3n, y si esa organizaci\u00f3n tiene su propio portal, vuelve a mostrar la suma de sus filiales. La lectura cambia seg\u00fan d\u00f3nde est\u00e1s parado en el \u00e1rbol.<\/p>\n
Un detalle de arranque que conviene saber: en la primera venta el partner recibe dos accesos, el de la organizaci\u00f3n del cliente y el del Portal de Gesti\u00f3n, aunque todav\u00eda tenga un solo cliente. El portal se crea desde el primer d\u00eda justamente porque su valor aparece cuando hay volumen, y montarlo despu\u00e9s obligar\u00eda a rearmar lo ya hecho.<\/p>\n
\u00bfCu\u00e1ndo conviene crear organizaciones separadas y cu\u00e1ndo alcanzan los grupos?<\/h2>\n
Esta es la pregunta que m\u00e1s aparece cuando entra un grupo de empresas, y tiene una respuesta con criterios concretos. Un solo tenant con los colaboradores segmentados en grupos alcanza para bastantes casos, y separar en organizaciones distintas se justifica cuando el grupo necesita al menos una de estas cuatro cosas:<\/p>\n
- \n
- Logo propio por empresa.<\/strong> Si cada empresa del grupo tiene su identidad visual, la vista del colaborador se personaliza con el logo de la suya, y eso pide instancias separadas.<\/li>\n
- Dominio propio con servidor de correo propio.<\/strong> Cuando cada empresa tiene su dominio y quiere que las notificaciones salgan desde su propio servidor de correo, la configuraci\u00f3n vive en cada instancia.<\/li>\n
- Zonas horarias distintas.<\/strong> Un grupo con presencia en varios pa\u00edses que quiere que la campa\u00f1a llegue a las 9 de la ma\u00f1ana hora local en cada uno necesita que cada instancia tenga su zona horaria configurada.<\/li>\n
- Infraestructuras distintas.<\/strong> Dominios y entornos separados implican implementaciones de whitelist separadas, y eso tambi\u00e9n empuja a instancias propias.<\/li>\n<\/ol>\n
Si ninguno de los cuatro aplica, un tenant \u00fanico con buena segmentaci\u00f3n por grupos es m\u00e1s simple de operar y se sostiene mejor. Separar por prolijidad conceptual, sin ninguno de estos motivos atr\u00e1s, suma administraci\u00f3n sin devolver nada.<\/p>\n
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<\/p>\n\u00bfC\u00f3mo se propaga el contenido personalizado a cada organizaci\u00f3n?<\/h2>\n
Un contenido personalizado que se crea en el portal baja autom\u00e1ticamente a todas las organizaciones que tiene debajo, y aparece en la galer\u00eda de cada una como contenido predefinido. Un newsletter, un m\u00f3dulo interactivo, una simulaci\u00f3n de phishing o de ransomware que preparaste una vez queda disponible en las cuarenta organizaciones sin volver a crearlo. La herencia atraviesa los niveles, as\u00ed que tambi\u00e9n llega a las filiales que cuelgan de una organizaci\u00f3n intermedia.<\/p>\n
De ah\u00ed se abren tres movimientos seg\u00fan lo que necesites.<\/p>\n
Si quieres un contenido para un subconjunto y no para todos, lo creas desde el portal de esa organizaci\u00f3n intermedia en lugar del portal del partner, y solo baja a sus filiales. Si quieres que una organizaci\u00f3n tenga su propia versi\u00f3n de algo heredado, dentro de esa organizaci\u00f3n tomas el contenido predefinido como plantilla y creas uno personalizado propio. Y si quieres retirar un contenido, al inactivarlo en el portal desaparece de todas las organizaciones que lo hab\u00edan recibido.<\/p>\n
Esa combinaci\u00f3n es la que sostiene el servicio de valor agregado de un partner. El contenido que produces una vez rinde en toda tu cartera, y las excepciones se resuelven caso por caso sin romper el patr\u00f3n general. Es el mismo principio de configurar una vez y heredar que aplica a la marca cuando el programa se sirve bajo el dominio propio de cada cliente<\/a>.<\/p>\n
\u00bfC\u00f3mo se programa una campa\u00f1a para varias organizaciones a la vez?<\/h2>\n
Desde el calendario del portal se programa una campa\u00f1a una sola vez y se elige, sobre la estructura de \u00e1rbol, a qu\u00e9 organizaciones va. Dentro de cada una se afina el destinatario por grupo, por \u00e1rea funcional o por nivel jer\u00e1rquico. Al guardar, la campa\u00f1a aparece en el calendario de cada organizaci\u00f3n de destino con su fecha, sin que nadie la cargue ah\u00ed.<\/p>\n
Esto es lo que convierte la preparaci\u00f3n del programa anual en una tarea de una sola pasada. En lugar de repetir el calendario en cada cliente, defines el programa en el portal y queda reflejado en toda la cartera. Cuando el grupo cruza pa\u00edses, la zona horaria configurada en cada instancia hace el resto, y la campa\u00f1a sale a la misma hora local en cada uno en lugar de llegar de madrugada a la mitad del grupo.<\/p>\n
La mec\u00e1nica de preparaci\u00f3n de cada campa\u00f1a no cambia por estar en un portal, y es la misma que est\u00e1 descrita en programaci\u00f3n de campa\u00f1as<\/a>. Lo que cambia es el alcance de un solo guardado.<\/p>\n
\u00bfQu\u00e9 no hace el Portal de Gesti\u00f3n?<\/h2>\n
Aqu\u00ed est\u00e1 la letra peque\u00f1a, y decirla temprano ahorra sorpresas de implementaci\u00f3n.<\/p>\n
El portal no administra colaboradores propios. En su secci\u00f3n de usuarios y grupos no aparecen la importaci\u00f3n ni la sincronizaci\u00f3n, porque no est\u00e1 pensado para dar de alta personas ah\u00ed ni para enviarles campa\u00f1as. Funciona como una capa de administraci\u00f3n y de creaci\u00f3n de contenido, por encima de las organizaciones que operan. Los colaboradores viven en las organizaciones gestionadas, y ah\u00ed se resuelven el padr\u00f3n y el acceso, con la sincronizaci\u00f3n de directorio y el SSO de cada organizaci\u00f3n<\/a> por separado.<\/p>\n
La herencia tampoco es total. Lo que baja del portal a las organizaciones es el contenido personalizado y la programaci\u00f3n de campa\u00f1as. Las configuraciones de cada instancia no se replican, y se resuelven en cada una.<\/p>\n
La creaci\u00f3n de las organizaciones y del portal tampoco es autoservicio. La hace el equipo de SMARTFENSE a partir de los nombres de cada organizaci\u00f3n y sus dominios, y cada organizaci\u00f3n recibe los datos de acceso de su usuario administrador. Para una cartera que crece de forma gradual esto rara vez molesta, pero si tu plan es dar de alta clientes en lote conviene contemplarlo en el proceso comercial y no en el t\u00e9cnico.<\/p>\n
\u00bfY cu\u00e1ndo el eje de separaci\u00f3n es la tem\u00e1tica?<\/h2>\n
Hay un segundo eje de separaci\u00f3n que se confunde a menudo con el primero. El multicat\u00e1logo agrupa los contenidos por tem\u00e1tica dentro de una misma organizaci\u00f3n, y es un componente independiente del multitenant: se contratan por separado y ninguno necesita al otro.<\/p>\n
Toda organizaci\u00f3n arranca con el cat\u00e1logo de seguridad de la informaci\u00f3n para usuarios finales. Al sumar el componente se habilita adem\u00e1s el cat\u00e1logo de contenidos avanzados, con material para \u00e1reas que necesitan m\u00e1s profundidad que el usuario final, como datos personales y sensibles o ataques dirigidos a aplicaciones web. El cat\u00e1logo de ciberseguridad industrial existe con contrataci\u00f3n aparte. Y hay cat\u00e1logos que vienen sin contenido predefinido, pensados para que clasifiques ah\u00ed el contenido que produzcas, en tem\u00e1ticas como la seguridad e higiene en el trabajo o la prevenci\u00f3n del lavado de activos.<\/p>\n
La parte operativa est\u00e1 en los roles. A un administrador de contenidos, un administrador de campa\u00f1as, un administrador de plan de concientizaci\u00f3n o un auditor se le puede asignar un cat\u00e1logo puntual, y desde ah\u00ed gestiona lo suyo sin ver el resto. Es lo que permite que Recursos Humanos use la plataforma como su herramienta de formaci\u00f3n sobre su propio cat\u00e1logo mientras el equipo de seguridad trabaja sobre el suyo, en la misma organizaci\u00f3n y sin pisarse. El alcance de cada cat\u00e1logo de contenido est\u00e1 en contenidos y multicat\u00e1logos<\/a>.<\/p>\n
Cuando el grupo adem\u00e1s trabaja en varios idiomas, el eje de la organizaci\u00f3n y el del cat\u00e1logo se combinan, y ah\u00ed conviene leer c\u00f3mo se sostiene un programa con HQ en Espa\u00f1a y filiales en LATAM<\/a>.<\/p>\n
Preguntas frecuentes<\/h2>\n
- Dominio propio con servidor de correo propio.<\/strong> Cuando cada empresa tiene su dominio y quiere que las notificaciones salgan desde su propio servidor de correo, la configuraci\u00f3n vive en cada instancia.<\/li>\n